Mã vạch là gì? Giải mã các loại mã vạch
Mã vạch đã trở thành một phần thiết yếu trong đời sống hiện đại, được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực và dịch vụ. Vậy mã vạch thực chất là gì và nó có vai trò như thế nào trong các ngành công nghiệp? Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khái niệm mã vạch, cách thức hoạt động, các loại mã vạch và thủ tục đăng ký trong các lĩnh vực khác nhau.
Mã số mã vạch là gì?
Mã số mã vạch (MSMV) là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dưới dạng mã vạch để thiết bị (máy quét) có thể đọc được.
Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thể đọc được.
Bên dưới mã vạch là dãy mã số tương ứng.
MSMV được in trực tiếp lên đối tượng cần quản lý như thương phẩm, vật phẩm, các thùng hàng để giao nhận/vận chuyển.
Các loại Mã số mã vạch GS1
Các loại mã số GS1 gồm:
- Mã địa điểm toàn cầu GLN;
- Mã thương phẩm toàn cầu GTIN;
- Mã conenơ vận chuyển theo xêri SSCC;
- Mã toàn cầu phân định tài sản GRAI & GIAI;
- Mã toàn cầu phân định quan hệ dịch vụ GSRN;
- Mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI ;
Các loại mã vạch thể hiện các loại mã số GS1 gồm:
- Mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu: EAN 8, EAN 13, ITF 14;
- Mã vạch thể hiện các loại mã số khác là mã vạch GS1-128;
- Ngoài ra còn có mã giảm diện tích: databar, mã QR…
Mỗi loại MSMV được thiết kế chỉ để ứng dụng cho một đối tượng đặc thù nên không thể thống nhất thành một được.
Cách đọc mã số, mã vạch
Cách đọc mã số:
Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:
- Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;
- Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;
- Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;
- Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).
Cách đọc mã vạch: Dùng máy quét mã vạch.
Thủ tục đăng ký
a) Hồ sơ đăng ký gồm:
- Bản Đăng kí sử dụng MSMV đã điền đầy đủ thông tin, thủ trưởng kí tên, đóng dấu (02 bản);
- Bản sao “Giấy phép kinh doanh” hay “Quyết định thành lập” (01 bản);
- Lưu ý – Cần bản phô tô công chứng – trong trường hợp doanh nghiệp chưa có con dấu pháp nhân.
- Bảng đăng kí danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN, theo mẫu (02 bản);
- Phiếu đăng kí thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam, theo mẫu (02 bản).
b) Lưu ý
- Khi đăng kí sử dụng, doanh nghiệp phải đóng phí đăng kí và phí duy trì cho năm đầu tiên. Trường hợp DN đăng ký sử dụng MSMV sau ngày 30/6 thì mức phí duy trì nộp trong năm đăng ký bằng 50% mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định trên.
- Khi chuyển khoản đề nghị cơ sở ghi rõ tên cơ sở, ghi rõ loại phí nộp (phí cấp mã hoặc phí duy trì) và đặc biệt khi nộp phí hàng năm cần ghi thêm mã số doanh nghiệp đã được Tổng cục TCĐLCL cấp vào chứng từ chuyển khoản để tiện theo dõi (ví dụ: 893……).
- Phí duy trì sử dụng MSMV phải nộp trước 30/6 hàng năm
- Khi có sự thay đổi về tên công ty, địa chỉ công ty hoặc thất lạc Giấy chứng nhận sử dụng MSMV, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục để thay đổi.
- Khi doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng MSMV, đề nghị doanh nghiệp làm thủ tục xin ngừng sử dụng MSMV.
Hướng dẫn kê khai hồ sơ
1. Trong bản đăng ký sử dụng MSMV
- Mục Tên doanh nghiệp: ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD). Đối với các cơ sở, nếu trên ĐKKD không ghi tên biển hiệu thì ghi “Hộ kinh doanh cá thể…..”
- Địa chỉ doanh nghiệp kê khai theo đúng trên ĐKKD.
- Mục Phân ngành: ghi theo mã phân ngành của GS1 theo bảng dưới đây:
| Ngành | Phân loại theo GS1 | Ngành | Phân loại theo GS1 | Ngành | Phân loại theo GS1 |
| Săn bắn, nông/lâm nghiệp | A | Bán buôn và bán lẻ | G | Vận chuyển và hậu cần | M |
| Đánh bắt/nuôi trồng thủy sản | B | Nhà hàng, khách sạn | H | Quốc phòng | N |
| Hầm mỏ và khai thác đá | C | Môi giới tài chính | I | Thực phẩm và đồ uống | O |
| Sản xuất | D | Các hoạt động kinh doanh BĐS | J | Bao gói | P |
| Điện, ga, hơi nước, nước nóng | E | Giáo dục, đào tạo | K | Ô tô | Q |
| Xây dựng | F | Chăm sóc sức khỏe và các hoạt động XH | L | Các ngành còn lại | R |
Mục tổng chủng loại sản phẩm, dịch vụ đăng kí sử dụng MSMV:
Doanh nghiệp dự kiến số chủng loại sản phẩm hiện tại và trong tương lai có thể đạt tới (chủng loại sản phẩm ở đây được hiểu là các sản phẩm có trọng lượng, dung tích, bao gói khác nhau – Ví dụ: nước uống đóng bình dung tích 500ml, 1lít, 19lít… được coi là các chủng loại sản phẩm khác nhau). Doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 mức: <100 loại sản phẩm; <1.000 loại sản phẩm hoặc <10.000 loại sản phẩm.
Lưu ý:
Khi DN đăng ký sử dụng mã doanh nghiệp cấp cho 10.000 loại sản phẩm thì yêu cầu làm thêm 1 bản công văn đề nghị cấp mã DN phân bổ được cho 10.000 loại sản phẩm (nêu lý do cần sử dụng loại mã này). Công văn đề nghị gửi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Mục đăng ký loại mã:
(a) Mã doanh nghiệp: là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình.
- Mã DN 8 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 và dưới 10.000 loại sản phẩm;
- Mã DN 9 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 và dưới 1000 loại sản phẩm;
- Mã DN 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;
(b) Mã số địa điểm toàn cầu GLN: dùng để phần định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng… của DN. (Lưu ý mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm).
(c) Mã số rút gọn GTIN-8: được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cầp riêng cho từng sản phẩm.
Mục đại diện tổ chức/doanh nghiệp:
- Đại diện có thẩm quyền: Giám đốc, chủ cơ sở
- Người liên lạc: Cán bộ của Doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý MSMV của công ty.
Trong phiếu đăng kí thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1
- Mục 1: Tên, địa chỉ và đại diện của doanh nghiệp kê khai như trong bản đăng ký sử dụng MSMV
- 2 dòng về mã (mã DN và mã địa điểm tòan cầu) để trống (GS1 Việt Nam sẽ điền sau)
- Mục 2: Doanh nghiệp có đồng ý để Tổng cục đưa thông tin lên mạng GEPIR không: Mạng GEPIR là mạng thông tin về các doanh nghiệp sử dụng MSMV, thông tin được tra cứu theo mã số doanh nghiệp đã được cấp. Doanh nghiệp lựa chọn đồng ý hoặc không. Hiện tại dịch vụ này chưa thu phí.
- Mục 3: Doanh nghiệp có đồng ý ủy quyền dịch hoặc hiệu đính thông tin sang tiếng Anh không: Đây là các thông tin bằng tiếng Anh của doanh nghiệp về tên công ty, địa chỉ công ty để đưa lên cơ sở dữ liệu GS1. DN lựa chọn đồng ý hoặc không. Hiện tại dịch vụ này chưa thu phí.
Trong bảng đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN
- Mục Tên doanh nghiệp kê khai theo bản đăng ký sử dụng MSMV.
- Mục Mã doanh nghiệp và Số GCN để trống (GS1 Việt Nam sẽ điền sau).
- Mục Bảng kê danh mục sản phẩm: liệt kê các sản phẩm hiện tại và sắp tới sẽ sản xuất. Cột Tên sản phẩm: ghi tên và nhãn hiệu sản phẩm. Cột Mô tả sản phẩm: ghi đặc điểm của sản phẩm như mầu sắc, mùi vị, loai bao gói (túi nilông, chai nhựa, hộp sắt, hộp giấy), đo lường (trọng lượng, dung tích). Lưu ý: Mỗi loại sản phẩm có đặc điểm khác nhau như dung tích, quy cách đóng gói, trọng lượng hoặc chủng loại sản phẩm… khác nhau thì kê thành từng dòng riêng. Hai cột về mã (Mã vật phẩm /thùng và Mã GTIN) bỏ trống (GS1 Việt Nam sẽ hướng dẫn điền sau).
- Ví dụ:
| TT | Tên sản phẩm | Mã vật phẩm | Mã GTIN | Mô tả sản phẩm |
| 1 | Rượu trắng | Đóng chai nhựa, 29%V, 500 ml | ||
| 2 | Rượu trắng | Đóng chai thủy tinh, 39%V, 500 ml |
Các câu hỏi thường gặp về mã số mã vạch
Các câu hỏi thường gặp của khách hàng về các vấn đề mã số, mã vạch được chúng tôi tổng hợp qua quá trình làm việc thực tế.
Giấy chứng nhận mã vạch
Quý khách có bất kỳ thắc mắc liên quan về các vấn đề xoay quanh các loại mã vạch, xin vui lòng liên hệ với luật sư của chúng tôi để được giải đáp miễn phí:
- SĐT: 0938 373 373 (Ms Thuỷ Tiên, Ms Bích Quyên) – 0943 117 117 (Luật sư Hoàng Hải)
- Website: tuvanluatvietnam.vn
- Email: nhanhieu@tuvanluatvietnam.vn
- Địa chỉ: 60/1 Tôn Thất Tùng, phường Bến Thành, quận 1, Tp. HCM.
Xem thêm:
Mã vạch GS1 là gì? Một số thông tin cơ bản về mã vạch GS1
